Privacy Policy

Privacy Policy

TIETOSET LTD PRIVACY POLICY

 

1. MAKER AND OWNER OF THE PRIVACY POLICY

Tietoset Ltd.

Address: Atomitie 2 B, 00370 Helsinki, Finland

VAT: 1090632-4

Phone: +358 40 532 9219

2. CONTACT PERSON

Antti Siiskonen

Tietoset Ltd.

Phone: +358 40 532 9219

E-mail: antti.siiskonen@tietoset.fi

3. INFORMATION RESOURCES HELD BY THE COMPANY

Tietoset Ltd. has personal data registries of customers, suppliers and cooperation partners, employees and also marketing register for business contacts. Below you can see a listing of the information contained in each register and information about storing them. 

 

Customer register

Includes company name, postal address, customer relationship billing information, order history and electronic billing information.

 

 

The client’s information is maintained as long as the customer relationship is in effect. The customer register is updated according to the information provided by the customer whenever necessary. The accuracy and timeliness of the data are checked, if necessary, on the company’s website or other public sources.

Supplier- and cooperation partner register

Contains suppliers- and cooperation partners company name, company’s or contact person’s email address.

 

The information is saved as long as they are relevant for the cooperation between Tietoset Ltd. and the cooperation partner/supplier. The information is updated when necessary with the information given by the company or according to the company’s website.

Employee register

Includes employee’s name, social security number, email address, address, postal code, phone number and bank account number.

 

The information is saved as long as the employment is on-going. After that, the employment contract is saved for documentary purposes.

Marketing register

Contains email addresses of companies and their contact persons.

 

Company’s email and/or their contact person’s email is saved in the marketing registry for as long as their employee is in the same position that is relevant to the products and services made by Tietoset. The emails have been/are collected from public databases such as LinkedIn, company website or business cards.

 

4. USAGE OF INFORMATION

 

Customer register

Maintaining and managing customer relationship, offering services and business made by Tietoset, contract management, order handling and other similar functions. Performing statistical and market research as well as advertising and direct marketing.

Supplier- and cooperation partner register

The management, maintenance and development of supplier / co-operation between Tietoset Ltd and the supplier/cooperation partner.  Also, management of service and goods deliveries / other co-operation. Performing statistical research and market research, as well as advertising and direct marketing.

Employee register

Maintaining and managing the employment and contracts related to that.

Marketing register

Direct marketing, email marketing, distant sales, other marketing and opinion- and market research.

5. HANDLING AND PRINCIPLES OF THE INFORMATION

The processing of data is subject to the General Data Protection Agreement guidelines and the obligations established by Finnish law. Information is handled carefully and will not be disclosed to third parties without valid or legitimate reason. No information is provided for direct marketing by other companies. All information is handled with care and caution so that external parties have no access to the information without cooperation agreement. All physical data is kept under lock and key and electronic data is either in the company’s own database behind a password and security measures and/or a third party with whom the company has a valid Data Protection Agreement (DPA).

6. DATA PROTECTION AND DISCLOSURE

Customer register

The customer database is located on a server of a third party with whom Tietoset Ltd has a Data Protection Agreement (DPA). Only predefined people can access the registry. Access is protected by a personal password and a username.

Supplier- and cooperation partner register

The register is located in a third party’s server with whom Tietoset Ltd has a Data Protection Agreement (DPA). Only predefined people can access the registry. Access is protected by a personal password and username.

Employee register

Only necessary information about the employee will be handed over to a third party for salary payments. This information is saved on the third party’s server and only pre-determined people can access the information. There is a confidentiality agreement with the company paying salaries. Work contracts are kept at the company’s premises and they are stored in a safe location.

Marketing register

Marketing register is located in a server of a third party with whom Tietoset Ltd has a DPA agreement. The data is protected with personal password and username. The register is also saved in a computer of the company and its protected by password and other security measures. The register can only be accessed by pre-determined people.

Tietoset Ltd uses their electronic registers in all of the company’s location, of which some are located outside European Union and ETA. The information of the registers is saved in electronic servers of which some has servers outside EU and ETA. This means that some information may be transferred to servers outside EU and ETA.

7. RIGHT TO CHECK, CORRECT AND DENY INFORMATION USAGE

The person registered has the right to check the information stored in the personal register in accordance with section 26 of the Personal Data Act (Finnish law) and GDPR.

 

The registered person has the right to correct his/her information and they have the right to deny Tietoset Ltd. of using his/her personal data for marketing, sales or other marketing efforts and also opinion- and market research.

 

Inspection and repair request and prohibitions should be sent by email to info@tietoset.fi with the title “Request for checking personal information” or requests can be made personally at Atomitie 2 B, 00370 Helsinki. If necessary, identity must be proven before giving, correcting or deleting any data. 

Tietosuojaseloste

TIETOSET OY TIETOSUOJASELOSTE

 

1. TIETOSUOJASELOSTEEN TEKIJÄ JA HALTIJA

Tietoset Oy

Atomitie 2 B, 00370 Helsinki

Y-tunnus: 1090632-4

Puhelin: 040 532 9219

2. TIETOSUOJASELOSTEEN ASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Antti Siiskonen

Tietoset Oy

Puhelin +358 40 532 9219

Sähköpostiosoite: antti.siiskonen@tietoset.fi

3. YRITYKSEN HALLUSSA OLEVAT TIETOVARANNOT

Tietoset Oy:llä on henkilötietorekisterit asiakkaistaan, toimittaja- ja yhteistyökumppaneista, työntekijöistään ja lisäksi suoramarkkinointirekisteri yritysten yhteyshenkilöistä. Alla eriteltynä kunkin rekiserin sisältämät tiedot sekä tietoa niiden säilytyksestä.                                         

Asiakasrekisteri

Sisältää yrityksen nimen, postiosoitteen, asiakassuhteen laskutus- ja tilaushistorian sekä sähköiset laskutustiedot.

 

 

Asiakasrekiserissä säilytetään asiakkaan tietoja niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakasrekisteriä päivitetään asiakkaiden antamien tietojen mukaan aina tarvittaessa. Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus tarkastetaan tarvittaessa yrityksen nettisivujen tai muiden julkisten lähteiden perusteella.

Toimittaja- ja yhteistyökumppani-rekisteri

Sisältää toimittajien ja yhteistyökumppaneiden yritysnimen, yrityksen ja/tai yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen.

 

Toimittaja- ja yhteistyökumppanirekisterissä säilytetään tietoja niin kauan kuin ne ovat Tietoset Oy:n ja asianomaisen yrityksen välisen yhteistyön kannalta oleellisia. Tietoja päivitetään tarvittaessa yrityksen antamien tietojen mukaan ja/tai toimittajan/yhteistyökumppanin nettisivujen perusteella.

Työntekijärekisteri

Sisältää työntekijän nimen, henkilötunnuksen, sähköpostiosoitteen, postiosoitteen, puhelinnumeron ja tilinumeron.

 

Työntekijärekisterissä säilytetään työntekijän tietoja niin kauan kuin työsuhde on voimassa. Työsuhteen jälkeen säilytetään työntekijän kesken tehty työsopimus dokumentointia varten.

Suoramarkkinointi-rekisteri

Sisältää yritysten yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteen.

 

Suoramarkkinointirekisterissä säilytetään yritysten yhteyshenkilön sähköpostiosoite, niin kauan kuin yrityksen työntekijä on samassa työnkuvassa, joka on oleellinen Tietoset Oy:n tuotteisiin ja tarjontaan nähden. Sähköpostiosoitteet on kerätty/kerätään julkisista tietokannoista, kuten LinkedIn:stä, yrityksen nettisivuilta tai käyntikorteista.

4. TIETOVARANTOJEN KÄYTTÖTARKOITUS  

Asiakasrekisteri

Asiakassuhteen ylläpito ja hoito, yrityksen liiketoiminnan ja palveluiden tarjoaminen, suunnittelu sekä kehittäminen, sopimusten täyttöönpano, tilausten käsittely ja muiden vastaavien toimintojen täyttäminen. Tilastollisen tutkimuksen ja markkinatutkimuksen suorittaminen sekä mainonta ja suoramarkkinointi.

Toimittaja- ja yhteistyökumppanirekisteri

Tietoset Oy:n ja toimittajan välisen toimittaja-/yhteistyösuhteen hallinnointi, ylläpito ja kehittäminen sekä palvelu- ja tavaratoimitusten/muun yhteistyön suoritusten hallinnointi. Tilastollisen tutkimuksen ja markkinatutkimuksen suorittaminen, sekä mainonta ja suoramarkkinointi.

Työntekijärekisteri

Työsuhteen ylläpito ja hoito sekä sopimuksen täyttäminen, toteenpano ja säilyttäminen.

Suoramarkkinointirekisteri

Suoramainonta, etämyynti, muu suoramarkkinointi sekä mielipide- tai markkinatutkimus.

5. TIETOJEN KÄSITTELYN MENETTELYTAVAT JA PERIAATTEET

Tietojen käsittelyssä noudatetaan General Data Protection Agreementin mukaisia ohjeistuksia sekä Suomen lainsäädännön määrittämiä velvoitteita. Tietoja käsitellään harkiten eikä niitä luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman pätevää tai laillista syytä. Mitään tietoja ei luovuteta muiden yritysten suorittamaa suoramarkkinointia varten. Kaikkia tietoja käsitellään harkiten ja varovaisuutta noudattaen siten, ettei ulkopuolisilla tahoilla ole pääsyä tietoihin. Kaikki fyysiset tiedot säilytetään lukkojen takana ja sähköiset tiedot ovat joko yrityksen omassa tietokannassa salasanan ja turvauksien takana tai kolmannen osapuolen palvelimella, jonka kanssa on voimassa oleva Data Protection Agreement (DPA)-sopimus.

6. TIETOJEN SALAUS JA LUOVUTUS

Asiakasrekisteri

Asiakasrekisteri sijaitsee kolmannen osapuolen palvelimella, jonka kanssa Tietoset Oy:llä on Data Protection Agreement (DPA) -sopimus.  Rekisteriin pääsevät käsiksi vain ennalta määritellyt yrityksen henkilöt. Pääsy on suojattu henkilökohtaisella salasanalla sekä käyttäjätunnuksella.

Toimittaja- ja yhteistyökumppanirekisteri

Rekisteri sijaitsee kolmannen osapuolen palvelimella, jonka kanssa Tietoset Oy:llä on Data Protection Agreement (DPA) -sopimus yrityksen tietokoneilla, jotka on suojattu salasanoin ja muilla keinoilla.  Rekisteriin pääsevät käsiksi vain ennalta määritellyt yrityksen henkilöt. Pääsy on suojattu henkilökohtaisella salasanalla sekä käyttäjätunnuksella.

Työntekijärekisteri

Vain välttämättömät tiedot työntekijästä luovutetaan kolmannelle osapuolelle palkanmaksua varten. Tiedot sijaitsevat kolmannen osapuolen palvelimella ja niihin pääsevät käsiksi vain ennalta määrätyt henkilöt. Palkanmaksuyrityksen kanssa on salassapitosopimus. Työsopimukset säilytetään yrityksen toimitiloissa turvallisessa paikassa.

Suoramarkkinointirekisteri

Suoramarkkinointirekisteri sijaitsee kolmannen osapuolen palvelimella, jonka kanssa Tietoset Oy:llä on DPA-sopimus sekä yrityksen tietokoneilla, jotka on suojattu salasanoin ja muilla keinoilla. Rekisteriin pääsevät yrityksen ennalta määritetyt työntekijät henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla.

Tietoset Oy käyttää sähköistä rekisteriään yrityksen toimipisteissä, joista osa sijaitsee Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Rekisterin tiedot sijaitsevat sähköisissä palveluissa, joista osalla on palvelimia Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella.

7. TARKASTUSOIKEUS, TIETOJEN KORJAAMINEN JA KIELTO-OIKEUS

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkistaa henkilörekisteriin tallennetut tiedot henkilötietolain 26 §:n ja GDPR:n mukaisesti. Rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaaminen on oikeutettu ja rekisteröidyllä on oikeus kieltää Tietoset Oy:tä käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä mielipide- ja markkinatutkimusta varten.

Tarkastus- ja korjauspyynnöt sekä kiellot tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen:

info@tietoset.fi otsikolla ” Henkilötietojen tarkastuspyyntö”. Tai pyynnöt voi esittää henkilökohtaisesti osoitteessa Atomitie 2 B, 00370 Helsinki. Henkilöllisyys on tarvittaessa todistettava ennen tietojen antamista, korjaamista tai kieltojen toteuttamista.

0